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 GTDのタスクをメールの本文に書いて、自分宛に送る習慣のある人は多いだろう。「特定のアドレスに対し、自分のPCから定型のメールを送る」というシチュエーションは、ほかにもありそうだ。例えば事務所のPCから外回りの社員にメールで伝言を送ったり、帰宅前に自宅の家族にメールするなど、探せばいくらでも出てくる。

 こうした場合、その都度メールソフトの新規作成をクリックして新しい送信画面を開くのが一般的だが、もっと直感的な方法もある。それは、デスクトップ上に該当のメールアドレス宛のショートカットを作成しておき、それをダブルクリックしてメールソフトを立ち上げるというものだ。

 この方法であれば、テンプレートを使わなくとも、あらかじめ送信先が入力された状態でメールの新規作成画面が立ち上がるので、手間がかからずに済む。例えばGTDの「すぐやる」「いつかやる」といったタスクの種別ごとにメールアカウントが分かれているなら、それらのショートカットをそれぞれ作っておけば、ダブルクリックだけでそれぞれの送信画面が立ち上がる。

 ショートカットの具体的な作成手順はこうだ。まずデスクトップ上で右クリックし、新規作成→ショートカットを選択する。「項目の場所を入力してください」の欄に、「mailto:****@****.ne.jp」と入力して、適当な名前を付けて保存する。このショートカットをダブルクリックすれば、あらかじめTo欄に****@****.ne.jpが入った状態で、新規メールの作成画面が立ち上がるという寸法である...

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(引用 livedoorニュース)


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